Kundinformationsbeskrivning för Hammas Hohde Oy
När du bokar en tid och besöker mottagningen samlar vi in information om dig som vi behöver för att kunna planera, ordna, genomföra och följa upp din vård. Dina uppgifter behandlas konfidentiellt och de överlämnas inte till utomstående för andra ändamål än vad som anges i denna beskrivning. Information som samlas in under behandlingen förvaras den tid som lagen kräver och de förvaras i ett patientinformationssystem som uppfyller kraven enligt lag. Du har rätt att få tillgång till de uppgifter som vi har om dig. Anvisningar för hur du kan lämna in en begäran om kontroll och utöva dina övriga rättigheter enligt dataskyddsförordningen hittar du i den här beskrivningen. Dina uppgifter används till direkt marknadsföring av Hammas Hohdes tjänster endast om du ger ditt samtycke till det.
Den registeransvariges uppgifter
Hammas Hohde Oy, dess dotterbolag och de yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården som arbetar i Hammas Hohdes lokaler, antingen som självständiga yrkesutövare eller via fristående företag.
Hammas Hohde Oy, Koljonniemenkatu 2, 70100 Kuopio
Dataskyddsombud: Koncernens verkställande direktör, specialisttandläkare Ville Pesonen
E-post: ville.pesonen(at)hammashohde.fi
Syftet med och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Dina personuppgifter behandlas i första hand för att planera, ordna, genomföra och följa upp vården för att garantera att du får bästa möjliga vård. Dessutom används dina uppgifter för kundkommunikation, upprätthållande och uppföljning av kundrelationen, fakturering samt för övervakning och inkassering av betalningar. Vid behov används dina uppgifter även för att planera och utveckla serviceverksamheten, analysera och föra statistik över affärsverksamheten samt kontrollera kreditupplysningar. Dessutom behandlas dina personuppgifter i kundservice- och marknadsföringssyfte på nedan beskrivna sätt.
Med patientuppgifter avses patientjournaler, undersökningsuppgifter och andra personuppgifter som har samlats in när patientens vård har ordnats, genomförts och följts upp. Insamlingen av patientuppgifter grundar sig på den lagstadgade skyldighet som har fastställts för verksamhetsenheter inom hälsovården (lagen om patientens ställning och rättigheter).
Insamlingen av andra personuppgifter än patientuppgifter grundar sig antingen på ett avtalsförhållande, berättigat intresse (såsom kundrelation) eller på ett samtycke som du har gett i samband med tidsbokning, på en blankett med förhandsuppgifter eller på annat sätt.
Tidsbokning
När du bokar en tid till Hammas Hohde ber vi dig lämna uppgifter som behövs för att ordna ditt besök och din vård. Vi behöver personbeteckningen för att kunna identifiera patienterna och säkerställa att de patientuppgifter som uppkommer på mottagningen registreras i rätt patients uppgifter. Förutom tidsbokning på mottagningen eller per telefon kan du även boka tid i Hammas Hohdes e-tjänst.
Lämnande av förhandsuppgifter
Vid ditt första vårdbesök hos Hammas Hohde ber vi dig fylla i en förhandsuppgiftsblankett där du ombeds svara på frågor som rör ditt hälsotillstånd. Som förhandsuppgifter kan du även ange orsaken till besöket och dina symptom. Förhandsuppgifterna behövs för planering och genomförande av vården och uppgifternas riktighet kontrolleras åtminstone i början av varje vårdperiod.
Du kan fylla i förhandsuppgifterna före ditt vårdbesök på den pappersblankett som fås från mottagningen. I framtiden kommer det att vara möjligt att fylla i en elektronisk förhandsuppgiftsblankett redan innan besöket på mottagningen. Personalen överför uppgifterna i patientinformationssystemet där de bildar en del av dina patientuppgifter.
På mottagningen
Under ditt vårdbesök antecknar den behandlande tandläkaren eller munhygienisten uppgifter som rör ditt hälsotillstånd för diagnostisering, planering och ordnande av din vård. Dessa uppgifter är i patientlagen avsedda patientuppgifter och lagras i Hammas Hohdes patientinformationssystem. Även dina röntgenbilder, resultat från laboratorieprov och annan information som behövs för en diagnos lagras i Hammas Hohdes patientinformationssystem eller i ett separat avbildningssystem.
Kallelse till vård efter besöket
Efter att din vårdperiod har avslutats kommer den behandlande tandläkaren eller munhygienisten överens med dig om ett undersöknings- eller vårdintervall anpassat till ditt personliga vårdbehov. Du kan själv välja vilket sätt du blir kontaktad på, om du kontaktas (telefon/kort). Om du vill ändra sättet du helst vill bli kontaktad på eller om du inte vill bli kontaktad, kan du ta direkt kontakt med våra enheter.
Fakturering
För faktureringen behöver vi dina kontaktuppgifter, uppgifter om innehållet i och tidpunkten för ditt vårdbesök, din personbeteckning samt dina faktureringsuppgifter. För företagsfakturering (till exempel företagstandvård) och beviljande av avtalsförmåner utnyttjar vi även arbetsgivaruppgifter. Faktureringsuppgifter innefattar även uppgifter om fakturamottagare och faktureringsadress om fakturan betalas av någon annan än patienten själv. Dessutom innefattar faktureringsuppgifterna information om eventuella rabatter och FPA-ersättningar.
Marknadsföring och lokalisering av den
Hammas Hohde använder information om din kundrelation och vårdhistoria i enlighet med ditt samtycke för marknadsföring efter dina behov, som innefattar aktuell information om vården och de förmåner och erbjudanden som Hammas Hohde erbjuder.
Vi använder information om bostadsort för regional lokalisering av reklam i sociala medier och webbreklam samt för eventuell e-postkommunikation. Vi lokaliserar meddelanden enligt de uppgifter om orsaken till besöket som lämnats i samband med tidsbokningen för att vi ska kunna erbjuda dig så intressant information som möjligt som är lämplig för din situation och personliga förmåner. Med kundens samtycke utnyttjar vi även den information om intresseområden som kunden har angett för att kunna erbjuda rätt slags innehåll för marknadsföring.
Kunduppgifterna används också för att kartlägga kundrespons och kundnöjdhet samt för att genomföra marknads- och opinionsundersökningar. Efter ditt vårdbesök kan Hammas Hohde skicka en kundnöjdhetsenkät som ett sms till din mobil.
Uppdatering av uppgifterna
När du kommer till mottagningen kontrolleras dina kontaktuppgifter så att de stämmer. Med hjälp av riktiga och aktuella kontaktuppgifter säkerställer vi exempelvis att vårdkallelser som vi har kommit överens om med dig kommer fram.
Patientuppgiftssystemets säkerhet
Endast personer som deltar i planeringen, ordnandet, genomförandet och uppföljningen av din vård hanterar dina patientuppgifter. Yrkesutbildade personer inom hälsovården samt övrig personal har tystnadsplikt gällande all information de får tillgång till i samband med vård av patienter. Dina patientuppgifter lagras i elektroniska system som endast personer som deltar i planeringen, ordnandet, genomförandet och uppföljningen av din vård har tillgång till. Alla personer som använder datasystem med patientuppgifter har ett personligt användarnamn och lösenord. Varje gång någon läser, ändrar eller raderar dina patientuppgifter registreras en loggpost som du har rätt att be att få se.
Allmänt dataskydd
Hela Hammas Hohdes personal är utbildad för att garantera dataskydd och informationssäkerhet. Genomförandet av utbildningen är också en del av introduktionen för nya anställda. Utbildningarna används för att öka personalens förståelse för betydelsen av dataskydd och informationssäkerhet samt praktiska åtgärder med vilka man säkerställer att patienternas rättigheter uppfylls.
De datasystem som används i det dagliga arbetet och de virusprogram som skyddar arbetsstationerna uppdateras regelbundet. Arbetsstationerna låses automatiskt när de inte används och är skyddade med lösenord. Arbetet sker i Hammas Hohdes intranät, som är skyddat mot extern trafik med hjälp av brandväggar samt virusprogram och spärrprogram för annan skadlig programvara.
Patienternas elektroniska handlingar lagras i informationssäkra datasystem och pappersdokument i låsta förvaringsutrymmen.
Utlämnande av uppgifter
Vi säljer, överlåter eller hyr inte ut dina personuppgifter till tredje part i något annat fall än vad som anges i denna beskrivning.
Lagstadgade begäranden
Dina patientuppgifter kan med stöd av 13 § i patientlagen lämnas ut till bland annat domstol, annan myndighet eller organisation som enligt lag har rätt att få tillgång till uppgifterna (till exempel polisen och försäkringsbolag) eller för forskningsändamål.
FPA
Hammas Hohde kan ansöka om FPA-ersättning för din räkning, varvid information om de åtgärder som har vidtagits under vårdbesöket och som berättigar till ersättning från FPA samt information om remisser till FPA.
Yrkesutbildade personer och tjänsteleverantörer inom hälsovården
I samband med tidsbokningen förbinder du dig till att låta den vårdpersonal som deltar i din vård se dina uppgifter. De tandläkare och munhygienister som arbetar hos Hammas Hohde har antingen ett anställningsförhållande eller verkar som självständiga yrkesutövare eller via egna företag. Oberoende av samarbetsförhållandet lagras alla patientuppgifter i det patientinformationssystem som upprätthålls av Hammas Hohde och som vårdpersonalen använder vid hantering av dina uppgifter. Du har rätt att begränsa tillgången till dina uppgifter mellan olika aktörer och det kan du göra genom att kontakta mottagningen på våra enheter. Begränsning av tillgången till uppgifterna rekommenderas dock inte eftersom det i värsta fall kan orsaka allvarliga risker för patientsäkerheten.
Överföring av uppgifter till tredjeländer
Vi lämnar inte ut uppgifter till stater utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Lagringstider
Vi lagrar dina uppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att kunna genomföra ändamålet med insamlingen av uppgifter i enlighet med gällande lagstiftning.
Lagringstiden för patientuppgifter är fastställd i lag (social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar). I regel lagras dina patientuppgifter i 12 år efter att du har avlidit eller i 120 år från ditt födelsedatum, om dödsdatum inte är känt.
Logginformation om patientuppgifter lagras enligt lag i minst 12 år efter det att loggen har skapats.
Dina kunduppgifter lagras i fem år från din senaste tidsbokning eller ditt senaste besök på mottagningen. Uppgifter som behandlats för fakturering lagras den tid som fastställs i bokföringslagen.
Dina rättigheter
Rätt till tillgång
Du har rätt att kontrollera vilka uppgifter Hammas Hohde har om dig.
Rätt till rättelse
Du har rätt att be om att dina personuppgifter rättas. Historiska data i patientjournalen kan endast rättas om de är felaktiga.
Rätt till radering
I enlighet med dataskyddsförordningen har du i vissa situationer rätt att få dina uppgifter raderade. Du kan begära radering av dina kunduppgifter om du inte har en gällande vårdplan, tider som bokats enligt planen eller obetalda fakturor.
Hammas Hohde har dock en lagstadgad skyldighet att lagra de patientuppgifter som har uppkommit under vårdperioden åtminstone under din livstid. Därför kan vi inte verkställa begäranden om radering av patientuppgifter.
Övriga rättigheter
I enlighet med dataskyddsförordningen har du rätt att göra invändningar mot behandlingen av dina uppgifter eller begära att behandlingen av dem begränsas eller att dina uppgifter överförs från ett system till ett annat.
Dessutom har du rätt att förbjuda att uppgifter som rör dig själv används för direktreklam, marknads- och opinionsundersökningar eller profilering. En sådan uppgift kan ges när som helst genom att till exempel avregistrera sig från sändlistan enligt anvisningarna i reklammeddelandet.
Kontakta tandklinikernas personal för att kunna genomföra dessa rättigheter och de övriga rättigheterna i artiklarna 12–22 i dataskyddsförordningen.
Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet
Du har rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå om du upplever att dina rättigheter och friheter gällande personuppgifter har kränkts. Anvisningar för hur du gör en anmälan hittar du på dataombudsmannens webbplats: www.tietosuoja.fi.