Hammas Hohde Oy:n OmaHohde-palvelun tietosuojaseloste
1 REKISTERINPITÄJÄ
Hammas Hohde Oy, Y-tunnus 2339589-3, Koljonniemenkatu 2, 70100 Kuopio
2 YHTEYSHENKILÖ TIETOSUOJA-ASIOISSA
Tietosuojavastaava
Hammas Hohde Oy
Koljonniemenkatu 2, 70100 Kuopio
tietosuojavastaava@hammashohde.fi
puh. 010 202 3413
3 REKISTERIN NIMI
OmaHohde-palvelun rekisteri
4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
OmaHohde-palvelu (myös ”palvelu”) on tarkoitettu Hammas Hohde Oy:n asiakkaille, mutta sen käyttäjänä voi toimia kuka tahansa henkilö, jolla on käytettävissään palveluun rekisteröitymiseksi vaadittavat henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset.
Henkilötietojen käsittely perustuu:
– Rekisteröidyn ja Hammas Hohde Oy:n väliseen sopimussuhteeseen
– Rekisteröidyn suostumukseen
– Hammas Hohde Oy:n oikeutettuun etuun markkinoida palveluitaan
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
– Hammas Hohde Oy:n tarjoaman verkkoselain- ja sovelluspohjaisen OmaHohde-palvelun toteuttamista ja tarjoamista varten.
– Asiakassuhteiden hoitoa varten.
– Asiakkaan esitietojen keräämiseen, jos Asiakas antaa esitiedot palvelun kautta
– Asiakashistorian, palautteiden, tyytyväisyystietojen, kyselyiden ja tutkimusten tekoon, seurantaan ja analysointiin, palvelutapahtuman todentamiseen, laadunseurantaan, toiminnan ja palveluiden kehittämiseen; viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentamiseen sekä muuhun palveluiden järjestämiseen, kehittämiseen ja tarjontaan.
– Profilointitarkoituksiin siten kuin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 10 on tarkemmin kuvattu.
– Palvelu voi sisältää markkinointiviestintää puhelimitse, tekstiviestillä, sähköpostitse tai multimediaviestin välityksellä sekä palvelun sisäistä verkkosivustolla tai mobiilisovelluksessa tapahtuvaa markkinointia ja muuta viestintää.
Lisäksi palvelussa näytetään rekisteröityä koskevia, potilasrekisterissä sijaitsevia terveystietoja. Potilasrekisterissä oleviin tietoihin sovelletaan potilasrekisterin tietosuojaselostetta.
5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteröidystä käsitellään esimerkiksi seuraavan kaltaisia tietoja:
– Nimi, henkilötunnus, asiakasnumero, sukupuoli, kieli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
– Lähiomainen, huoltaja, huollettava, laillinen edustaja.
– Rekisteröidyn toivomia, käyttämiä ja ostamia palveluita maksutietoineen.
– Rekisteröidyn tallentamat tai antamat itseään koskevat tiedot kuten terveystiedot, muualla kuin Hammas Hohteessa saatua hoitoa koskevat tiedot, kiinnostuksen kohteet, harrastustiedot tai muut vastaavat tiedot.
– Rekisteröidyn palveluun siirtämät rekisteröityä koskevat terveys- ja hyvinvointitiedot.
– Tietoa henkilöistä, jotka ovat hoitaneet rekisteröityä. Ammattihenkilöitä, palveluita, toimintayksiköitä ja muita seikkoja koskevia muita toivomuksia tai muistiinpanoja.
– Henkilötietojen käyttöä koskevia kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja rekisteröidyn tekemiä muita valintoja koskevat tiedot.
– Rekisteröidyn ja Hammas Hohde Oy:n ammattihenkilön välisten viestien ja OmaHohde-palvelussa käytyjen chat-keskustelujen sisältö, rekisteröidyn mahdollisesti lataamat tiedostot, lokitiedot, tieto viestien osapuolista ja lähetysajat.
– Muita rekisterin tarkoitukseen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi rekisteröityyn yhdistettävissä oleva, palvelun käyttämisen yhteydessä tapahtuvasta verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käyttäjän päätelaitteeseen ja käyttöjärjestelmään liittyvät tunnistetiedot, käynnin kellonaika, vieraillut sivut, käytetty selaintyyppi (esim. Internet Explorer, Firefox), verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle.
– Tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia tietoja.
– Rekisteröidyn luottotiedot.
– Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.
OmaHohde-palveluun tallennettuja tietoja ei siirretä potilastietojärjestelmään, ellei rekisteröity ole sopinut tästä erikseen rekisteröityä hoitavan ammattihenkilön kanssa. Mikäli rekisteröity käyttää OmaHohde-palvelua antaakseen esitiedot, tällaiset esitiedot siirretään kuitenkin aina Hammas Hohde Oy:n potilasrekisteriin, eikä niitä tallenneta OmaHohde-palveluun. Tällaisiin esitietoihin sovelletaan potilasrekisterin tietosuojaselostetta.
Rekisteröidyn itse OmaHohde-palveluun tallentamat tiedot, esimerkiksi rekisteröidyn terveydentilasta tai muualla tehtyjä hoitoja tai tutkimuksia koskevat tiedot, eivät näy Hammas Hohde Oy:n ammattihenkilöille.
6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:
– Rekisteröity itse, ja rekisteröidyn toimesta tapahtuvan OmaHohde-palvelun käytön kautta syntyvät tiedot.
– Hammas Hohde Oy:n asiakasrekisteri.
– Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.
– Hammas Hohde Oy:n yhteistyökumppaneiden toimittamat tiedot, kuten esimerkiksi vakuutusyhtiöltä saatavat tiedot.
– Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmä ja muut vastaavat järjestelmät.
Lisäksi yhteystietoja voidaan päivittää työterveysasiakkaan osalta asiakkaan työnantajan toimittamien tietojen perusteella.
7 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Hammas Hohde Oy säilyttää rekisteröidyn henkilötietoja OmaHohde-palvelussa niin kauan kuin rekisteröidyllä on palvelussa tili ja rekisteröity käyttää OmaHohde-palvelua. Mikäli rekisteröity poistaa tilinsä OmaHohde-palvelusta, tiedot poistuvat, kun tili on poistettu.
Hammas Hohde voi poistaa tiedot myös aikaisemmin, mikäli on selvää, että rekisteröidyn asiakassuhde Hammas Hohde Oy:n kanssa on päättynyt. Asiakassuhde katsotaan päättyneeksi, kun kaksi vuotta on kulunut viimeisimmästä rekisteröidyn ja Hammas Hohde Oy:n välisestä palvelukontaktista.
Tiedot poistetaan kolmen kuukauden kuluessa säilytysajan päättymisestä.
8 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Tietoja luovutetaan Hammas Hohde Oy:n konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Tämä tarkoittaa tietojen luovuttamista Hammas Hohde Oy:n asiakasrekisteriin, potilasrekisteriin ja mahdollisiin muihin Hammas Hohde -konsernin rekistereihin, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
Hammas Hohde Oy käyttää seuraavia alihankkijoita palvelun toteuttamiseen:
– Somia Reality Oy
– Fraktio Oy
Alihankkijoiden kanssa on sovittu henkilötietojen käsittelystä.
Hammas Hohde Oy voi luovuttaa tietoja palvelun tuottamiseen käyttämilleen alihankkijoille palvelun tuottamista varten.
9 TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.
OmaHohde-palvelu toimii verkossa ja sitä voidaan käyttää suojatun tietoliikenneyhteyden välityksellä esimerkiksi tietokoneen, matkapuhelimen, mobiililaitteen tai muun älylaitteen selaimen kautta tai muun Hammas Hohde Oy:n kulloinkin tarjoaman teknisen sovelluksen välityksellä.
OmaHohde-palveluun kirjaudutaan käyttämällä henkilökohtaisia pankkien verkkopalvelutunnuksia tai muuta Hammas Hohde Oy:n hyväksymää tunnistautumista. Hammas Hohde Oy järjestää palvelun ja sen tietoturvan asianmukaisin teknisin ratkaisuin.
Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.
Hammas Hohde Oy poistaa OmaHohde-palvelun käytön lopettamisen yhteydessä kaikki OmaHohde–palvelussa olevat käyttäjän itse tallettamat tiedot sekä käyttäjän OmaHohde-profiilin, mutta muita palveluita koskevat tiedot (kuten palautteet ja palveluiden kohdentamiseen käytettävä tieto) siirretään ja niitä säilytetään Hammas Hohde Oy:n asiakasrekisterissä.
Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata OmaHohde-palvelun luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.
11 PROFILOINTI
Osana OmaHohde-palveluun tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Hammas Hohde Oy voi hyödyntää tietoja myös rekisteröityjen kiinnostustietojen sekä palveluihin ja palvelupisteisiin liittyvien valintojen ja toiveiden seuraamiseen, analysointiin ja profilointiin sekä tähän liittyvään asiakaspalvelun kehittämiseen.
12 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja OmaHohde-palvelun rekisteriin on talletettu.
12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat tiedot ilman aiheetonta viivytystä.
Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi silloin kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Rekisteröity voi myös itse päivittää omia henkilötietojaan suoraan OmaHohde-palvelussa.
12.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut OmaHohde-palveluun tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
12.4 Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
12.5 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Toimivaltainen viranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutettu, www.tietosuoja.fi.
12.6 Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle.
Rekisteröity voi antaa rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.
14 YHTEYDENOTOT
Kaikki henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt voi esittää edellä kohdassa 2 tarkoitetulle yhteyshenkilölle. Rekisteröity voi myös olla yhteydessä Hammas Hohde Oy:n palvelupisteeseen. Palvelupisteiden yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.hammashohde.fi.
Hammas Hohde Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.